阅读本文你将了解
1.传统采购到付款流程
2.采购到付款数字化流程
2020年10月起，专票电子化试点范围不断扩大，增值税电子专票在全国范围内的普及指日可待。上一期【电子会计档案 | 加速结算，订单到收款流程数字化】我们讲到了在发票电子化的政策和技术的驱动下，未来订单到收款流程将实现订单流、发票流、收款数据“三流合一”，彻底消除发票流程中的重复劳动，加速业务流转效率，提升企业的运营管理质量。
本期我们将为大家详细介绍采购到付款流程 的变化优势。采购到付款流程是企业从供应商处采购产品与服务，并根据三单匹配、发票查验结果完成支付的一系列业务活动处理流程。
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传统采购到付款流程
传统的纸质发票背景下，采购到付款流程主要经过从订单下达到开具发票、收到发票到发票验真、三单匹配到付款等环节。具体流程如下图所示。
▲ 传统采购到付款流程示例
01 订单下达到开具发票
购货企业向供应商下达订单后，供应商交货，确认结算信息，并开具正确的发票。
02 收到发票到发票验真
企业收到供应商邮寄到的发票后进行扫描签收，采集票面信息，并对接税局增值税发票查验平台查验发票真假。
03 三单匹配到付款
购货企业收到发票后，业务人员发起报账，并由业务人员或财务人员完成订单、入库单、发票三单匹配。之后财务人员审核纸质单据的信息完整性和真实性，并完成入账和付款操作。
但由于纸质专票主要采用线下传递、手工记录的方式，涉及部门众多，容易造成发票流转慢、发票丢失、发票信息错误率高、供应商对账信息不准、三单匹配困难等诸多问题，具体表现为 ：
- 供应商开具纸质发票后一般需要2-4天时间才可寄送给受票方，减慢了发票的流转效率；
- 企业往往还需要设置专门的收票团队，收票团队需要花费大量的时间来梳理发票，录入或扫描发票信息，检查发票的合规性，核对发票与订单、入库单的一致性，过程繁琐、工作量大，自动化程度欠佳；
- 业务人员报账时还需要线下粘贴单据和发票提交至财务部门。纸票环节的任何延迟、缺失、错误都会导致有账无票、有票无账等情况的出现；
- 传统纸质专票模式下，存在较多不可控因素导致企业付款周期变长，不利于维护与供应商的长期关系；
- 纸质载体下，即使配合OCR识别等技术也难以获取发票全票面信息，无法充分挖掘发票背后蕴含的价值，企业难以用更简单、有序、高效、智能的方式管理支出、供应商及相关风险。
采购到付款数字化流程
在增值税专用发票实现电子化的进程下，采购到付款流程将由传统手工为主、半自动操作变成全面自动化和数字化的流程。以中兴新云的数字化解决方案为例 ，购货企业下达订单后，即可在供应商协同平台上一站式自动完成与供应商间的交易事项（包括自动对账、开具预制发票、接收供应商开具的电子专票、三单匹配等）。待接收到电子专票后，结构化的发票数据传递给进项发票管理系统，无缝对接税局增值税发票综合服务平台完成发票查验。之后应付信息流转至报账系统生成采购报账单，经业务领导线上审批、财务智能审核后，会计核算系统自动入账。同时报账系统将付款信息传递给银行，高效完成资金支付。具体数字化流程如下图所示。
▲ 采购到付款数字化流程示例
数字化流程下，纸质专票的线下流转传递环节将不复存在，收票团队省去了发票整理、录入、核对、沟通的时间和成本，业务人员无需粘贴单据发票即可自动完成业务报账操作，发票流转和业务流通的效率将被极大改善，付款周期也将变得可控，可以更好地帮助企业与供应商建立长效合作关系。
在各信息系统连通的情况下，整个采购到付款流程将被透明化、高效化、协同化 。
- 通过供应商协同平台 支持企业与供应商建立高效连接，完成对账自动协同、三单智能匹配，促成供应商订单、验收入库单、发票、付款记录的“3+1”高度对应。
- 通过进项发票管理系统 打通与税局增值税发票综合服务平台的接口，及时准确地完成发票查验认证工作，优化企业现金流。
- 通过报账系统、会计核算系统 以及与外部银行之间协同运作带来了后续报销、审核、入账、付款的高效流转。
数字化转变帮助企业实现了采购到付款流程的在线共享、全程可视，保障了企业供应链网络的有效性，合理控制采购成本，提升内控水平，打造健康合规的供应链，提高企业的数字化采购水平和核心竞争力。
中兴新云电子会计档案管理解决方案
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