2025年5月，财政部、税务总局等九部门联合印发《关于推广应用电子凭证会计数据标准的通知》，旨在通过统一数据标准，全面推动电子凭证的自动化处理与规模化应用，进一步加速电子档案管理的无纸化进程。

在这一趋势下，传统以纸质档案为主的管理模式，不仅难以符合电子凭证标准管理要求，在实际运营中还普遍存在纸电档案并存造成协同效率低下，海量档案需人工匹配极易出错，电子发票信息形成数据孤岛难以有效利用，档案流转过程不透明等一系列问题，进一步增加了内部管控与审计难度。

中兴新云电子档案系统

▲ 系统功能框架

电子档案系统是中兴新云融合多年电子档案信息系统实施经验,自主设计研发的一款成熟、全面、满足会计凭证电子化管理要求的财务档案管理系统。系统基于安全性、实用性和开放性原则,对电子档案的采集、归档、管理、借阅、鉴定、销毁进行全流程规范化管理，保障电子档案真实、完整、可用和安全。

政策精准响应

中兴新云电子档案系统围绕政策合规要求，制定完整的合规解决方案，有效支撑以下五大典型场景的相关政策落实：

政策要点一：《电子会计档案管理规范》（DA/T 94 - 2022）附录 E.6.1 “检查查询” 要求：“应支持按会计分类检索档案，具备模糊检索、组合检索、筛选检索、关联检索等多种检索方式，应支持对会计档案元数据、全文数据检索……”

▲ 档案检索

功能响应一：中兴新云电子档案系统积极响应政策要求，新增电子档案全文检索功能，支持通过关键词搜索实现海量文件的快速定位，告别传统纸堆翻找，大幅提升档案查询效率与利用便携性。

政策要点二：《关于推广应用电子凭证会计数据标准的通知》（财会〔2025〕9 号）要求：“单位会计软件需适配电子凭证会计数据标准，满足对电子凭证结构化数据文件解析、验签，确保凭证来源合法、真实可靠且未被篡改的关键要求。”

▲ 电子发票XBRL适配

功能响应二：系统积极响应政策对会计软件需适配电子凭证标准并支持验签的要求，集成财政局推广阶段新版工具包，全面兼容财政部最新数据标准，可实现电子凭证的结构化解析与自动化验签，保障电子凭证均符合规范要求。

政策要点三：《关于推广应用电子凭证会计数据标准的通知》（财会〔2025〕9 号）要求：“健全完善电子凭证会计数据标准体系。目前电子凭证会计数据标准支持XML格式的数电发票（含增值税专用发票、普通发票、航空运输电子客票行程单、铁路电子客票等）、内嵌XBRL的OFD格式数电发票（含航空运输电子客票行程单、铁路电子客票）、内嵌XML的PDF格式财政电子票据、内嵌XBRL的PDF格式电子非税收入一般缴款书、内嵌XML的PDF或OFD格式国库集中支付电子凭证、内嵌XBRL的OFD格式银行电子回单和银行电子对账单等电子凭证。财政部将联合相关主管部门，按照“成熟一个、推进一个”的原则，有序推进使用频次高、报销入账需求高的其他种类电子凭证应用电子凭证会计数据标准。”

▲ 电子发票归档

功能响应三：系统全面支持《关于推广应用电子凭证会计数据标准的通知》（财会〔2025〕9号）要求的电子凭证归档场景，具体包括：

· XML格式的数电发票（含增值税专用发票、普通发票、航空运输电子客票行程单、铁路电子客票等）

· 内嵌XBRL的OFD格式数电发票（含航空运输电子客票行程单、铁路电子客票）

· 内嵌XML的PDF格式财政电子票据

· 内嵌XBRL的PDF格式电子非税收入一般缴款书

· 内嵌XML的PDF/OFD格式国库集中支付电子凭证

· 内嵌XBRL的OFD格式银行电子回单和银行电子对账单

同时，系统支持智能解析功能，兼容XML、XBRL、OFD、PDF等多源异构格式，自动提取关键字段并生成符合电子凭证会计数据标准的结构化数据文件（如XBRL），并进行可视化预览展示。

政策要点四：《电子档案管理系统基本功能规定》第十一条：“系统应能按照档案管理相关规定，配置电子档案元数据方案，支持元数据的定义、修改、删除和查询，满足不同门类电子档案元数据管理的个性化需求”。

▲ 元数据模板配置

功能响应四：系统严格遵循政策对电子档案元数据的管理要求，支持灵活的方案配置，提供预制档案模板，支持新增会计档案类型并为其配置相应模板，企业可根据自己的实际业务诉求，对会计档案的归档内容与列表展示内容进行自定义调整。

政策要点五：根据《电子会计档案管理规范》（DA/T 94 - 2022）附录 B 会计档案归档范围与保管期限表规定：“会计凭证（含原始凭证、记账凭证）定期保管期限为 30 年，该期限为最低标准，各单位保管时长不得低于 30 年。”

▲ 档案保留年限配置

功能响应五：系统严格遵循会计凭证保管期限不低于30年的政策要求，默认30年保管期限，满足政策管理要求，并通过Https协议进行通信认证，结合用户认证、密钥授权、数据权限控制、动态水印、存储介质加密等手段保障档案资产安全、传输安全、确保档案在超长周期内的安全性、完整性与可用性。

高效管理体验

档案采集，全面高效

▲ 多源数据自动采集

电子档案系统可灵活对接各类业务系统与第三方平台，通过多系统集成，实现对票、单、证、账、表，以及合同、订单等电子会计资料的全方位自动化采集，并能准确获取与解析符合财政部政策要求的标准会计凭证，显著提升档案采集效率，保障电子档案的完整性与合规性。

四性检测，确保合规

▲ 四性检测报告

系统严格遵循档案管理相关规范，内嵌多维度检查模型，在凭证附件的同步、归档及保管过程中，自动开展“四性检测”。通过多角度、多环节的自动化校验，系统可实时拦截未达标的档案，并统计各项检测的通过与未通过数量，生成结构化的“四性”检测报告，帮助用户全面掌握电子会计档案的合规状况，确保会计档案真实、完整、可用、安全。

匹配归档，智能精准

▲ 档案自动匹配

依托“匹配引擎”，电子档案系统智能识别同一业务各单据之间关联关系，生成完整会计凭证链及对财政部政策要求的标准凭证，自动调用财政部工具包，生成XBRL格式的入账信息结构化数据文件，实现电子会计资料全业务要素智能关联归档。

一键查询，层层穿透

▲ 档案查询

电子档案系统支持分类查询、正向追溯与反向联查等多种检索方式，用户可从记账凭证一键关联查看发票、银行回单等原始凭证。同时，系统提供全文检索功能，只需输入业务关键词，即可在海量电子档案中精准定位目标单据，彻底告别繁琐的手工翻找。

高效借阅，便捷归还

系统内置档案借阅审批流，支持按档案密级差异化配置审批流程。员工在线提交申请后系统将自动触发对应审批流，审批通过后开放临时查阅及下载权限，系统同步标记档案借阅状态，实现从申请、审批到查阅的全流程跟踪管理，既保障内部协作效率，又满足外部审计合规性需求。

中兴新云电子档案系统覆盖档案全生命周期，对调拨、盘点、鉴定、销毁等环节实现标准化、智能化管控，打通财务信息化“最后一公里”，构建企业级会计档案数据仓库，全面提升档案管理效能与合规水平，赋能企业高质量发展与科学决策。