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【共享运营】出纳工作台与支付网关:保障资金安全,提升支付效率

资金结算质量与效率双提升,有效防范资金管理风险

阅读本文你将了解

1.出纳工作台

2.支付网关

3.资金支付风险及应对方案

资金结算是财务共享服务中心的重要职能之一,资金结算人员可能每天都会面临着成千上万笔付款单据需要进行结算处理,如何保证资金能够精准、高效地支付到员工或供应商账户,是资金结算工作需要重点关注的问题。

一笔报账单据在报账系统经过业务审批后,便会进入共享运营系统的任务池,之后经过财务初审与复核,单据就会进入付款流程。企业常见的资金支付形式有直接支付、银企直联和票据支付。

·直接支付:指的是企业以现金或者网银转账的方式进行资金支付。

·银企直联:指的是一种网上银行系统与企业财务系统在线直接联接的接入方式。银企直联通过互联网或专线连接方式,实现了银行和企业信息系统的有机融合和平滑对接。

·票据支付:企业在费用支付时,也经常使用票据进行付款,常见票据形式有银行承兑汇票、商业承兑汇票、银行本票、支票。

 

一站式出纳工作中心—出纳工作台

 
中兴新云 FOL 共享运营系统的出纳工作台是完成出纳相关任务的工作中心,通过出纳工作台,共享中心可以完成线上、线下的支付活动以及台账管理。


▲ 出纳工作台功能

· 多种支付方式

出纳工作台支持线上、线下多种支付方式,主要包括转账支付、汇票支付、支票支付、现金支付,线上支付可以通过接口平台将支付信息自动推送到银企直联系统。

一站式集合化的处理模式使得资金结算工作变得高效、便捷,业务处理更加规范,系统平台的助力也让服务更加及时,有效保障了客户满意度。

· 台账管理

出纳工作台针对汇票、支票等票据设置了专门的台账进行管理。其中汇票台账分为应收票据与应付票据台账,用于管理公司收到及开具的各类汇票。支票台账用于管理公司支票购买、领用、开具等详细使用状态。台账管理实现了资金流动的监控与支付信息在系统留痕,有效防范资金管理风险。

通过出纳工作台实现了支付方式的集中管理,可以更加安全高效地完成资金结算。然而,对于在资金支付环节中,如何实现多种支付渠道的打通,还需要借助支付网关才能实现。

 

支付环节的连通器—支付网关

 

在电子支付尚未普及时,企业与银行之间的支付活动主要通过该银行提供的系统接口来完成。随着企业的不断发展、经营业务的扩张,银行提供的系统接口已经无法满足企业的交易需求,支付网关便是这一背景下的产物。

企业通过建立一个支付通道,实现业务系统与银行支付系统的链接,即为支付网关。支付信息必须经过支付网关才能进入银行支付系统,从而完成支付的授权和获取。

支付网关可以帮助企业或银行快速连接其他银行的网上银行系统、银联平台及第三方支付等支付渠道,实现了多种支付渠道的顺利打通,为企业提供统一的网上支付和清算功能,搭建了一个支付方便快捷、资金安全有保障的电子支付平台。可以说,离开了支付网关,网络银行的电子支付功能也就无法实现。

▲ 支付网关

 

资金支付风险与应对方案

 

然而,企业资金管理系统与合作银行相关系统实时对接,操作便捷的同时也会带来风险,资金支付人员的不合理操作或者失误操作都有可能出现以下三方面的风险:

1、重复支付和误支付

业务审批权和资金支付权的分离,导致资金支付人员往往无法了解单据的业务详情,只能机械地进行支付操作。当单据出现重复发起、多次退回等错误时,资金支付系统无法及时进行预警,很容易导致重复支付和误支付。

2、无法准确及时拦截支付

企业每天发生的支付业务笔数较多,资金支付人员在批量支付时容易将需要停止支付、慎重支付或临时暂缓支付的业务直接支付完成,而从众多支付业务中寻找其中一条并进行拦截,则会耗时耗力,严重影响支付效率。

3、累计支付资金风险

为了避免风险,合理规划资金,集团需要将对公、对私账户支付的笔数及金额进行实时监控,当达到累计笔数或金额时,需要提醒支付业务人员,是否需要干预。

针对资金支付风险,企业可以通过业财一致完整性和支付预警规则的设置,降低资金支付风险,以提升资金支付安全性。

第一,在共享运营系统、资金管理系统(或银企直联系统)、会计核算系统集成的情况下,费用单据经过扫描、业务审批、共享审核后,自动生成支付指令,经资金会计审核并支付成功,系统自动生成会计凭证,形成业财完整的流转过程。

▲ 资金支付数据流转

第二,系统自动生成支付指令,确保每笔支付都有业务数据和审批流程的支撑,并且在支付过程中可以随时查看单据信息和审批流程。

第三,资金支付需要符合银企直联接口的规范,比如对方户名和账号的正确性、对方开户行和联行号的一致性。

第四,资金会计需要慎重确认最终支付结果。由于支付时存在同行与跨行、同城与异城以及是否录入开户行等信息,支付成功的时间也不尽相同,只有当银行返回的支付状态为“支付成功”,且读取到银行流水时,才可以给对应的业务单据发送指令并生成会计凭证。

第五,在对支付单据进行线上审核与支付时,可以根据设置的支付预警规则,对违反规则的支付单提前进行预警提示,并进行相应操作。

同金额付款预警:在间隔固定天数内发生付款组织、对方账户以及金额相同的支付数据时给出预警提示;

单笔付款预警:当单笔付款中的付款组织、本方账户、对方账户与预警策略匹配时,如果支付金额在预警金额范围内,系统自动发出预警提示;

累计付款预警:对方账户进行付款时,按照累计周期进行汇总已付款的金额和笔数,超过上限时给出预警提示。

▲ 智能支付预警平台

支付网关实现了多种支付渠道的连通,出纳工作台则通过便捷高效的处理方式与支付信息系统留痕,实现了资金结算质量与效率提升,有效防范资金管理风险,保障资金的支付安全和高效运行。作为共享运营系统的基础功能,有效助力了共享运营系统在帮助企业实现高效运营、提供决策支持、加强风险管控等方面发挥更为积极的作用。

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